Rezerwowe urządzenie fiskalne – zbędny wydatek czy inwestycja?

1. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej
2. Gwarancja ciągłości sprzedaży
   1. Konsekwencje prawne wynikające z braku kasy fiskalnej 
3. Ulga na zakup urządzenia fiskalnego
4. Kiedy warto rozważyć wymianę starej kasy na nową?
   1. Formalności związane z rezerwowym urządzeniem fiskalnym
5. Podsumowanie

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Każdy przedsiębiorca, prowadzący sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, zobowiązany jest do posiadania kasy fiskalnej. Urządzenie to służy do rejestrowania obrotu oraz kwot podatku należnego. Więcej informacji na temat tego, kto potrzebuje takiego urządzenia dowiesz się z naszego artykułu TUTAJ.

Gwarancja ciągłości sprzedaży

Każde przedsiębiorstwo, niezależnie od swojej wielkości, może napotkać sytuacje kryzysowe związane z awarią urządzenia fiskalnego. Przepisy jasno określają, że ewidencja obrotu i kwot podatku musi być prowadzona przy użyciu kas rejestrujących. Awaria urządzenia fiskalnego skutkuje przerwą w sprzedaży do momentu naprawy, co może trwać od kilku dni do nawet kilku tygodni. 

Jak wiadomo każde urządzenie elektroniczne może ulec awarii, może nastąpić, np. przepięcie w sieci elektrycznej, zalanie, czy upadek urządzenia. Zakup kasy renomowanego producenta, o niskiej awaryjności zmniejsza to ryzyko, ale zawsze trzeba się z nim liczyć. 

W przypadku urządzeń fiskalnych nie istnieje opcja urządzeń zastępczych z serwisu, gdyż kasa, czy drukarka fiskalna jest fiskalizowana na nip klienta i dzięki temu następuje poprawne rozliczenie z urzędem skarbowym - urządzenie przypisane jest do działalności bezpowrotnie.

Posiadanie rezerwowego urządzenia pozwala na kontynuowanie sprzedaży bez przerwy, co minimalizuje straty finansowe i zapewnia ciągłość obsługi klienta. Dzięki temu unikniemy nieprzyjemnych sytuacji. 

Dzięki uldze na nowe urządzenia fiskalne, można zakupić od razu dwie kasy rejestrujące ze zwrotem, co znacznie obniża koszty i gwarantuje ciągłość sprzedaży. Drugie urządzenie możemy też włączyć na stałe do sprzedaży po zakończeniu pamięci fiskalnej (1830 raportów dobowych) tego pierwszego.   

Konsekwencje prawne wynikające z braku kasy fiskalnej 

Brak kasy fiskalnej lub jej niewłaściwe użycie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, w tym kar finansowych, a nawet odpowiedzialności karno-skarbowej. 

Zgodnie z art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, jeśli przedsiębiorca nie rejestruje sprzedaży na kasie fiskalnej, organ skarbowy może nałożyć na niego karę w wysokości 30% naliczonego podatku od zakupu towarów i usług. Kara ta jest naliczana za okres od momentu zaprzestania rejestracji sprzedaży do momentu jej wznowienia.

Ulga na zakup urządzenia fiskalnego

Przy pierwszym zakupie urządzeń fiskalnych, podatnik ma prawo do ulgi wynoszącej 90% ceny netto, nie więcej jednak niż 700 zł. Aby skorzystać z tej ulgi na zakup rezerwowego urządzenia, konieczne jest wcześniejsze zgłoszenie zamiaru zakupu więcej niż jednego urządzenia do właściwego Urzędu Skarbowego. 

Po zgłoszeniu, przedsiębiorca ma 5 miesięcy na dokonanie zakupu dodatkowego urządzenia. Późniejszy zakup rezerwowego urządzenia bez wcześniejszego zgłoszenia nie uprawnia do otrzymania ulgi.

Kiedy warto rozważyć wymianę starej kasy na nową?

o  Częste awarie i problemy techniczne: Jeśli Twoja kasa fiskalna często się psuje, wymaga naprawy lub sprawia problemy techniczne, może to zakłócać codzienną działalność i prowadzić do przerw w sprzedaży. Nowe urządzenie zapewni większą niezawodność i ograniczy ryzyko awarii.

o  Brak aktualnych funkcji i zgodności z przepisami: Starsze modele kas fiskalnych mogą nie posiadać funkcji wymaganych przez najnowsze przepisy prawne. Nowa kasa może oferować zgodność z aktualnymi regulacjami, takimi jak e-paragony, czy też NIP klienta na paragonie. Przede wszystkim może zaproponować wsparcie dla nowoczesnych technologii płatności.

o  Niska wydajność i powolne działanie: Jeśli Twoja kasa działa wolno, może to spowalniać proces obsługi klienta, co jest szczególnie problematyczne w okresach wzmożonego ruchu. Nowoczesne urządzenia są zazwyczaj szybsze i bardziej wydajne, co usprawnia obsługę klientów.

o  Rozwój i ekspansja biznesu: W miarę rozwoju firmy i otwierania nowych punktów sprzedażowych, może być konieczne posiadanie większej liczby kas fiskalnych. W takiej sytuacji warto zastanowić się nad inwestycją w nowoczesne urządzenia, które lepiej odpowiadają na potrzeby rosnącego biznesu.

o  Zwiększone wymagania dotyczące raportowania i analizy sprzedaży: Nowoczesne kasy fiskalne często oferują zaawansowane funkcje raportowania i analizy danych sprzedażowych. Jeśli Twoja firma potrzebuje lepszych narzędzi do zarządzania sprzedażą i generowania raportów, nowa kasa może znacząco ułatwić te procesy.

Formalności związane z rezerwowym urządzeniem fiskalnym

Rezerwowe urządzenie fiskalne musi być zarejestrowane w Urzędzie Skarbowym i wprowadzone w tryb fiskalny z pomocą serwisanta. Okresowe przeglądy techniczne dotyczą również rezerwowego urządzenia. Dokumentacja, w tym książka serwisowa, powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania. Inwestycja w rezerwowe urządzenie fiskalne zapewnia ciągłość przychodów, a w przypadku kilku punktów sprzedażowych, przenośna kasa fiskalna może być używana w różnych lokalizacjach.

Podsumowanie

Choć przepisy nie wymagają posiadania rezerwowego urządzenia fiskalnego, inwestycja w dodatkowe urządzenie jest korzystnym rozwiązaniem. Gwarantuje to ciągłość sprzedaży w przypadku awarii, pozwala skorzystać z ulg podatkowych przy zakupie oraz eliminuje ryzyko strat finansowych wynikających z przerw w obsłudze klienta. 

Chcesz dowiedzieć się więcej? 

Skontaktuj się z nami:

(12) 656-51-58 lub sprzedaz@escsa.pl

oddział Nowa Huta:

(12) 656 33 64 lub sprzedaznh@escsa.pl