Jak przyśpieszyć obsługę Klienta podczas letniego sezonu w gastronomii?

Data publikacji: 2022.06.10. Zaaktualizowano: 2024.04.17

Ogródki gastronomiczne w sezonie letnim

Klient nie ma litości - dla naszych gości najważniejszym jest aby zostali obsłużeni szybko i z uśmiechem, a podawane dania muszą mieć odpowiednią temperaturę. Uchybienie w którejkolwiek kwestii może sprawić, że więcej do nas nie wrócą.

Łatwo zrealizować te oczekiwania w trakcie spokojnego dnia w lokalu, ale jak sobie z tym poradzić w okresie wzmożonego ruchu, kiedy bardzo często dochodzą do obszaru naszej obsługi dodatkowe stoliki, w wydawałoby się świetnie zaaranżowanym ogródku.

Zwiększamy ilość kelnerów i obsadę na kuchni, ale to nie pomaga - Klient zbyt długo czeka na stolik, kelnera, dania, na wszystko. Na wydawce blokada ponieważ kelner jeszcze nie odebrał swoich dań, a gdy już to zrobił, to ich temperatura pozostawia wiele do życzenia.

Klient czeka na złożenie zamówienia ponieważ kelner stoi przy wydawce, aby po awanturze poprzedniego gościa nie popełnić ponownie błędu związanego z temperaturą dania. Tymczasem na sali nieprzygotowane stoliki, a w drzwiach niezadowoleni klienci oczekujący ,,zdecydowanie za długo" na obsługę.... Słowem tabaka!

Organizacja pracy w restauracji jest podatna na reakcje łańcuchowe (zwłaszcza w okresie dużego ruchu) - jedno potknięcie generuje kolejne, co w konsekwencji często przeradza się w całodniowy kataklizm.

Jak temu zapobiec?

Przeanalizujmy najczęściej spotykane problemy w czasie wzmożonego ruchu i dowiedzmy się jak możemy im zapobiegać.

Sezonowy personel - szybkie szkolenie i tablet z oprogramowaniem dla gastronomi, prowadzącym kelnera

Sezonowość to nie tylko wzmożony ruch w lokalach gastronomicznych - to także wieczne poszukiwanie nowych, ciągle rotujących pracowników obsługi. W tak gorącym okresie nie mamy czasu na dokładne przeszkolenie nowych pracowników, a co za tym idzie, nasz lokal może być narażony na straty zarówno kosztowe jak i wizerunkowe. Nowy pracownik może nie znać menu lub składników poszczególnych pozycji, nie potrafi dobrać wina do potrawy lub zasugerować dodatków do konkretnych dań, nie wspominając już o braku umiejętnego poszerzania zamówienia - np. proponując przystawki, napoje czy desery.

Odpowiedzią, a dokładniej ,,podpowiedzią" dla naszych nowicjuszy może okazać się oprogramowanie dla gastronomii i zaprogramowane przez nas informacje wyświetlane na tablecie podczas zbierania zamówienia. Mogą one posłużyć jako instruktaż postępowania przy naszym kliencie. Przykładowo w aplikacji możemy dodawać notatki do poszczególnych pozycji dań (jak np. skład, twórczy opis smaku, oraz pasujące wino). Kelnerowi mogą pojawiać się komunikaty sugerujące promocje, informacje o aktualnie obowiązującym happy hours oraz sugestie sprzedaży konkretnych produktów np. pod koniec dnia mając na grillu dużą ilość szaszłyków kelner dostaje informację, że może je sprzedawać 50% taniej, co powinno sprawić, że niczego nie spiszemy na straty.

Czy mamy wolny stolik? Oprogramowanie wskaże nam miejsce

Oprogramowania dla gastronomii umożliwiające nam nie tylko na graficzne odwzorowanie układów stolików w poszczególnych salach, to także źródło informacji o ich zajętości. Pozwala nam to na niezwłocznie zajęcie się naszymi świeżo przybyłymi gośćmi. Opcja ta doskonale się sprawdza zwłaszcza przy dużych lokalach gastronomicznych - oszczędza nam przemieszczanie się między salami i pozwala na szybkie wskazanie stolika.

Przeoczone rezerwacje - Ustaw przypomnienia w aplikacji dla gastronomii

Zdarzyło się Wam, że podczas pełnego obłożenia w lokalu pojawia się klient z informacją, że ma zarezerwowany stolik dla 4 osób? Ciężko powiedzieć co zrobić w takiej sytuacji aby nie zniechęcić klienta - przeprosić i poczekać, aż zwolni się stolik... a może po prostu zapobiegać?

Niektóre aplikacje czy programy dla gastronomii mają moduł pozwalający nakładać rezerwacje na konkretne stoliki i ustawiać przypomnienia o zbliżającym się terminie. Poza uniknięciem przeoczenia rezerwacji, pozwala nam to monitorować stolik i w przypadku nie zjawienia się gości, odblokować go dla tych oczekujących już w lokalu.

No dobrze, udało się! - Nasz gość siedzi przy stoliku i rozgląda się za obsługą, a kelner stoi przy wydawce i oczekuje na zamówione dania. Nie wiemy nawet czy zauważył, że w jego rewirze pojawili się nowi klienci..

Długi czas oczekiwania na obsługę. Udostępnij klientowi interaktywne menu
i przywoływacz kelnerski

Bywa, że kelner przy natłoku pracy nawet nie zauważył, że w jego strefie obsługi pojawił się ktoś oczekujący już na podanie menu.

W takiej sytuacji możemy przyśpieszyć ten etap obsługi na dwa sposoby - po pierwsze - interaktywne menu dostępne przy stoliku - nasz gość, skanując qrCode lub korzystając z udostępnionego na stole tabletu, już w trakcie oczekiwania może zobaczyć menu, a nawet (w zależności od rodzaju aplikacji) złożyć zamówienie online z zaznaczeniem opcji dostawy - do stolika lub na wynos.

Drugim sposobem, lub w opcji łączonej z interaktywnym menu, jest przywoływacz kelnerski. To niewielkie urządzenie zamieszczone na stoliku, pozwalające na ,,zawołanie" kelnera w nieinwazyjny sposób - klikając odpowiedni przycisk. Informacja o numerze stolika niezwłocznie pojawia się na pagerze kelnera odpowiedzialnego za konkretny stolik.

W skrócie - klient na spokojnie zapoznał się z menu, wie co chce zamówić, a gdy chce to zrobić wzywa kelnera.

Wykorzystanie menu i przywoławcza pozawala na uniknięcie zbędnego, długiego oczekiwania naszych gości, a także sytuacji, w której kelner ciągle podchodzi do stolika z zapytaniem ,,czy Państwo są już gotowi by złożyć zamówienie?", bywa irytujące dla obu stron.

W czasie oczekiwania obsługa oddala się i zajmuje się innym obowiązkami, nasz gość natomiast zyskuje spokój i czas na zastanowienie się nad swoim zamówieniem.

Jak uniknąć bezproduktywnego oczekiwania przy wydawce? Pager kelnerski poinformuje o realizacji zamówienia

Zamówienie złożone, nasz gość czeka, a kelner ... też czeka?

Wspominaliśmy już o oczekującej przy wydawce obsłudze, zaniedbującej w tym momencie nowo przybyłych gości. Dlaczego tak jest? Chociażby dlatego, że naszej obsłudze ciągle wpajano, że dania nie mogą długo czekać i klient powinien otrzymać je jeszcze gorące.

Aby uniknąć takich sytuacji warto zainwestować we wspomniane już pagery kelnerskie i na przykład zsynchronizowany z nim system Kitchen Display System. Jak to działa? Kucharz, poprzez transmiter zamieszczony w kuchni lub w systemie KDS, powiadamia kelnera że jego dania są gotowe do odbioru. W momencie oczekiwania na realizację zamówienia kelner może obsługiwać pozostałych gości, a po pojawieniu się wiadomości na np. zegarku kelnerskim wie, że ma udać się po odbiór zrealizowanego zamówienia.

Dodatkowym atutem tego rozwiązania jest tez fakt, że powiadomienie jest dyskretne zatem oszczędzamy też naszym gościom, często nieprzyjemnego dźwięku ,,dzwoneczka przywoływawczego", na który reaguje nie tylko dedykowany kelner ale i pozostała obsługa.

Wspomniane pagery mogą przybierać różne formy - mogą to być małe, wibrujące urządzenia mieszczące się w kieszeni lub designerskie zegarki kelnerskie.

Przywoływacz dla klienta sposobem na zator przy samoobsłudze

Skupiliśmy się głównie na obsłudze kelnerskiej, a co w przypadku lokalu samoobsługowego i tłumu ludzi oczekujących przy ladzie? Czy to jest foodtruck, lokal gastronomiczny w galerii handlowej czy bar bistro - w każdym z tych miejsc jesteśmy narażeni na mieszanie się osób oczekujących na złożenie zamówienia oraz tych którzy już wyczekują wydania zamówienia. Ci pierwsi rezygnują widząc chaos przed restauracją, a ci drudzy, oczekując zamówionego dania, stoją przy samej ladzie, blokują tym samym dostęp do stanowiska sprzedaży. W pewnym momencie szum oczekujących ucicha i jedynie słychać donośny głos ,,numerek 34 proszę odebrać dania!"

Takich sytuacji możemy uniknąć poprzez dyskretny przywoływacz dla klienta. Jest to niewielkie urządzenie, najczęściej w postaci krążka, które klient otrzymuje zaraz po złożeniu zamówienia. Może udać się do stolika i spokojnie czekać aż jego przywoływacz zawibruje - to znak, że dania gotowe są do odbioru. Transmiter do przywoływaczy w prosty sposób obsługuje kasjer, który po otrzymaniu dań wciska odpowiedni guzik. Klient oddaje urządzenie i dostaje swoje zamówienie.

System przywoływania klienta na ekranie - alternatywą do wibrujących przywoławczy

Alternatywą do wibrujących przywoławczy klienta może być odpowiedniej wielkości ekran i wydruk numerów zamówień. Tutaj tez ograniczamy inwazyjne wykrzykiwanie numeru zamówienia, a zyskujemy dyskretniejszy przekaz informujący klienta o gotowości jego zamówienia do odbioru.

Mechanizm działania podobny jak w przypadku przywoławczy, tyle tylko, że wymagamy od naszego klienta spoglądania na ekran.

Jak to działa? Klient składając zamówienie otrzymuje wydrukowany numer. Obserwując ekran widzi numer swojego zamówienia przechodzący poszczególne etapy realizacji np. oczekujące, w przygotowaniu i gotowe do odbioru - i na to ostanie hasło ochoczo kieruje się w stronę miejsca odbioru zamówienia.

To rozwiązanie doskonale sprawdza się nie tylko podczas zamawiania przy stanowisku sprzedaży ale stanowi idealne rozwiązanie przy zamówieniach składanych w kiosku samoobsługowym.

Kiosk samoobsługowy na kolejki zamawiających

Chcesz przyśpieszyć sprzedaż ale kasjer jest tylko jeden, a na postawienie drugiego stanowiska sprzedażowego nie ma miejsca. Twoje dania cieszą się popularnością ale tracisz klientów, którzy nie chcą stać w tak długiej kolejce...

Sposobem na przyśpieszenie możliwości złożenia zamówienia jest kiosk samoobsługowy umożliwiający klientom samodzielne złożenie zamówienia oraz jego opłacenie. Można powiedzieć, że dla nas kiosk jest niemal bezobsługowy i nie wymaga zatrudnienia dodatkowego pracownika.

Klient podchodząc do kiosku widzi na dużym ekranie intuicyjne menu, z cenami i opisem dań. W zależności od konfiguracji oprogramowania, ma możliwość personalizowania dania - np. wymianę jednego składnika na drugi lub po prostu usunięcie tego, czego nie lubi. Kiosk, podobnie do każdego innego stanowiska POS, może sugerować napoje, dodatki i promocje, zwiększając naszą sprzedaż.

Po złożeniu zamówienia Klient otrzymuje swój numer zamówienia, a na kuchennym ekranie pojawia się czytelne zamówienie do realizacji.

Dzięki temu rozwiązaniu stawiamy na automatyzację sprzedaży, która poza przyśpieszeniem sprzedaży i zwiększeniem zysków jest reakcją na sytuację rynkową związaną z zatrudnianiem obsługi.

Podsumujmy. Automatyzacja, mobilność i więcej czasu dla Klienta - kluczem do sukcesu Twojej restauracji

Wiemy, jak istotną kwestią jest obsługa klienta - to ona, poza smakiem naszych dań, jest najczęściej przekazywana znajomym i oceniana na różnych opiniotwórczych portalach.

Dzięki innowacyjnym rozwiązaniom automatyzującym naszą obsługę jesteśmy w stanie poświęcić Klientowi tyle uwagi ile potrzebuje. Ograniczamy również wewnętrzny chaos wynikający z sezonowości i lawinowości przybyłych klientów.

Dzięki odpowiednio dla nas dobranemu oprogramowaniu jesteśmy w stanie zarządzać całym lokalem gastronomicznym - od personelu, przez magazyn, zamówienia (online i na miejscu) po synchronizację wielu urządzeń - zarówno fiskalnych jak i wizualno sprzedażowych (POSy reklamowe, kiosk i inne).

Oprogramowanie połączone z pagerami kelnerskimi, zdecydowanie ułatwi komunikację między kuchnią i kelnerem oraz ograniczy czas bezproduktywnego oczekiwania obsługi na wydawkę.

Tak niepozorne, małe urządzenia jak systemy przywoływacze zrobią wielką robotę - pozwolą na dyskretne ,,zawołanie" kelnera, a także usprawnią proces wydawania dań przy lokalach samoobsługowych.

Co ważne - obsługa wykorzystująca odpowiednio dobrane narzędzia pracy, nawet w okresie tak zwanej tabaki będzie czuła, że panuje nad salą i znacznie chętniej uśmiechała się do naszych gości, a i oni z uśmiechem na twarzy do nas wrócą.

W naszym asortymencie znajdziecie dedykowane gastronomii oprogramowania, aplikacje, systemy POS
i urządzenia fiskalne, które odpowiednio dobrane stanowią doskonałe narzędzia pracy, które docenią zarówno personel jak i goście Twojego lokalu gastronomicznego.

Nie wiesz co sprawdzi się u Ciebie?

Skontaktuj się z naszym Gastronomicznym Doradcą, który biorą pod uwagę profil twojego lokalu dobierze najlepiej sprawdzające się rozwiązania!

+48 12 656 51 58 w.45
sprzedaz@escsa.pl

Dodane przez Agnieszka Tinc