Wprowadzenie kasy fiskalnej do swojej działalności to krok, który wymaga określonych procedur. Dziś omówimy, jakie kroki należy podjąć po zakupie kasy fiskalnej oraz jakie raporty powinieneś sporządzać, aby Twoja ewidencja sprzedaży była zgodna z przepisami.
Jak przebiega fiskalizacja kasy?
Fiskalizacja kasy, czy też drukarki fiskalnej może być przeprowadzona wyłącznie przez uprawnionego do tego serwisanta. Pierwszym krokiem jest programowanie urządzenia m.in wg dostarczonych przez Ciebie danych takich jak towary/usługi, które będą sprzedawane na kasie czy formy płatności. Najważniejszym elementem są dane, które są programowane w nagłówku i NIP.
W nagłówku obligatoryjnie musi znaleźć się nazwa firmy i adres punktu, w którym pracuje urządzenie fiskalne. Oprócz tego możemy wpisać inne dane, np. kontaktowe. Istnieje również możliwość zaprogramowania grafiki, np. logo firmy. Kluczowym elementem fiskalizacji jest wpisanie do urządzenia prawidłowego numeru NIP i potwierdzenie fiskalizacji zworą serwisową.
Fiskalizacja kasy online a offline - czym się różni?
W urządzeniach online trzeba zadbać o podłączenie do sieci już w trakcie fiskalizacji. Dane są wysyłane i rejestrowane w centralnym repozytorium danych. Następnie zwrotnie otrzymujemy numer ewidencyjny, który trzeba potem nanieść na urządzenie fiskalne w widocznym miejscu. Jako, że kasa jest już zarejestrowana wystarczy wypełnić i podbić książkę serwisową i gotowe!
W przypadku urządzeń starszego typu tzw ,,offline" zarówno podatnik, jak i serwis muszą dostarczyć zgłoszenie do urzędu w formie papierowej. Sprawa wygląda tak samo w przypadku zawiadomień o zmianach.
Pamiętaj o posiadaniu książki serwisowej kasy w miejscu jej pracy - jest ona niezbędna podczas ewentualnej kontroli.
Sporządzenie jakich raportów jest wymagane?
Raporty dobowe muszą być sporządzane każdego dnia po zakończeniu pracy kasy. Jeśli nie zdążysz tego zrobić po zakończeniu pracy, sporządź raport przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia. Raport dobowy jest konieczny, aby sprzedaż została zapisana w pamięci fiskalnej kasy. Wykonanie raportu dobowego na koniec dnia sprzedaży, zapisuje też transakcje do modułu fiskalnego - tzw ,,czarnej skrzynki" kasy.
Raporty miesięczne wykonuje się po zakończeniu miesiąca, za który raport jest sporządzany, najwcześniej pierwszego dnia kolejnego miesiąca. Raport ten zawiera dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku VAT za dany okres. Należy pamiętać, że aby sporządzić raport miesięczny, musisz mieć wykonane wszystkie raporty dobowe za dany miesiąc.
Wymogi prawne w kontekście raportów dobowych i raportu miesięcznego
Przepisy prawa podatkowego nakładają na przedsiębiorców obowiązek sporządzania raportów dobowych i miesięcznych, które muszą być archiwizowane przez okres pięciu lat.
Raporty niefiskalne
Kasa fiskalna może również generować raporty niefiskalne, które są pomocne w zarządzaniu sprzedażą. Mogą to być np. podsumowania pracy poszczególnych kasjerów czy statystyki sprzedaży.
Ważne Informacje
1. Przechowywanie dokumentów: Dokumenty kasowe, takie jak paragony, raporty sprzedaży, KPiR i ewidencja przychodów, musisz przechowywać przez 5 lat w sposób zabezpieczający przed zniszczeniem.
2. Brak sprzedaży: Jeśli danego dnia nie zarejestrowałeś żadnej sprzedaży, nie musisz sporządzać raportu dobowego.
Dbając o te formalności, zapewnisz sobie zgodność z przepisami i unikniesz potencjalnych problemów podczas kontroli.
Podsumowanie
Po zakupie kasy fiskalnej należy przeprowadzić jej fiskalizację przez uprawnionego serwisanta, który zaprogramuje urządzenie danymi firmy i numerem NIP. Urządzenia online muszą być połączone z siecią podczas fiskalizacji, aby zarejestrować dane w centralnym repozytorium i uzyskać numer ewidencyjny.
Codziennie po zakończeniu pracy sporządzaj raporty dobowe, a na początku każdego miesiąca - raporty miesięczne, podsumowujące obrót i VAT. Raporty te przechowuj przez pięć lat. Kasa może generować również raporty niefiskalne pomocne w zarządzaniu sprzedażą. Przestrzeganie tych formalności zapewnia zgodność z przepisami i unikanie problemów podczas kontroli.
Więcej informacji:
tel. (12) 656-51-58 lub e-mail: sprzedaz@escsa.pl
.png)
